Langkah – langkah melaksanakan monitoring

Langkah – langkah melaksanakan monitoring
Prinsip Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1) Kejelasan tujuan dan hasil yang dicapai dari monitoring dan evaluasi;
2) Pelaksanaan dilakukan secara obyektif.
3) Dilakukan oleh petugas yang memahami konsep, teori, proses serta berpengalaman dalam melaksanakan monitoring dan evaluasi agar hasilnya sahih dan handal.
4) Pelaksanaan dilakukan secara transparan, sehingga pihak bersangkutan mengetahui hasilnya dan hasilnya dapat dilaporkan kepada stakeholders (pihak berkepentingan/ pihak berkewenangan) melalui berbagai cara.
5) Melibatkan berbagi pihak yang dipandang perlu dan berkepentingan secara proaktif (partisipatif).
6) Pelaksanaannya dapat dipertanggungjawabkan secara internal maupun eksternal (akuntabel).
7) Mencakup seluruh obyek agar dapat menggambarkan secara utuh kondisi dan situasi sasaran monitoring dan evaluasi yang komprehensip.
8) Pelaksanaan dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan pada saat yang tepat agar tidak kehilangan momentum yang sedang terjadi.
9) Dilakukan secara berkala dan berkelanjutan.
10) Berbasis indikator kinerja dan
11) Dilakukan secara efektif dan efisien, artinya target monitoring dan evaluasi dicapai dengan menggunakan sumberdaya yang ketersediaannya terbatas dan sesuai dengan yang direncanakan.

Mekanisme Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi
Mekanisme pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan mulai dari pelaksana kegiatan akademik, pelaksana kegiatan administrasi dan pelaksana penunjang akademik selaku unit pengendali mutu, selanjutnya hasil monitoring dan evaluasi secara berjenjang dilaporkan ke atas, yaitu ke unit penjaminan mutu, penanggung jawab program.
Aktivitas monitoring yang dilakukan yaitu menggali data dan informasi yang berkaitan dengan hal-hal tersebut :
1) Analisis ketercapaian kinerja program dibandingkan dengan rencana program, indikator kunci (ukuran hasil) dan target yang ditetapkan; dan
2) Identifikasi permasalahan dan upaya pemecahannya dalam pelaksanaan program.
Langkah-langkah melaksanakan monitoring yaitu :
1. Penentuan tujuan
2. Penentuan target/kelompok sasaran
3. Penentuan perencanaan kerja
4. Penentuan criteria monitoring dan evaluasi yang dipakai
5. Pengumpulan data
6. Analisis data
7. Penulisan kesimpulan dan rekomendasi

Langkah – langkah penyusunan program monitoring, supervisi, dan evaluasi.
1. Penentuan tujan
Maksud dan tujuan pekerjaan monitoring dan evaluasi harus jelas dan terukur. Bila petugas monitor dan evaluasi ditugaskan oleh pihak lain. Maka petugas pelaksana ini harus membicarakan terlebih dahulu tujuan monitoring dan evaluasi.
2. Penentuan target (kelompok sasaran)
Pada tahapan ini, analist sudah merasa pasti bhawa pekerjaan yang dilakukan sudah ada sponsornya, dalam artian bahwa pekerjaan monitoring dan evaluasi tersebut sudah ada yang mendukung dana pelaksanaannya. Untuk itu, maka beberapa aktifitas perlu mulai dikerjakan, yaitu:
a. Kumpulkan dan pelajari dokumen proyek (blue print) dengan maksud agar anda dapat memahami seluk beluk proyek tersebut
b. Kumpulkan dan pelajari berbagai kebijaksanaan yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek tersebut dan teliti instansi mana yang terlibat dalam pembuatan kebijaksanaan tersebut. Misalnya untuk proyek pendidikan luar sekolah kejar paket A, maka pembuat kebijaksanaannya apakah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan(Depdikbud) atau juga ada kebijaksanaan yang dikeluarkan oleh Departemen Dalam Negeri (Depdagri)
c. Organisasi atau manajemen proyek. Analist harus mengerti betul struktur organisasi proyek dan pejabat yang menempati posisi itu. Maksudnya agar analist dapat dengan mudah menghubunginya atau mempelajari berbagai aktivitas atau kebijaksanaan yang telah dibuat
d. Identifikasi dengan siapa evaluasi proyek ini harus ditetapkan, baik ditingkat administrasi di Pusat/Daerah
e. Identifikasi juga tujuan evaluasi secara jelas, sebutkan kemungkinan kendala yang dihadapi, tuliskan pula issue-isue mendasar yang perlu mendapatkan prioritas yang harus di evaluasi dan tetapkan pula berbagai asumsi yang anda buat untuk melaksanakan pekerjaan evaluasi dan monitoring tersebut
f. Identifikasi kebutuhan secara spesifik dan diskusikan dengan sponsor apakah yang anda identifikasikan itu sudah benar-benar sesuai dengan apa yang di minta.
g. Kemudian buat kesepakatan bersama atau semacam apa yang sering disebut letter of understanding tentang pekerjaan itu.

3. Penentuan perencanaan kerja
Setelah pekerjaan tahap pertama selesai, maka pekerjaan selanjutnya yang perlu diselesaikan adalah membuat rencana kerja. Rencana ini harus juga mendapatkan persetujuan dari sponsor dan karenanya, maka rencana kerja harus dibuat sedemikian rupa, sehingga pekerjaan yang ditugaskan oleh sponsor dapat dijelaskan pada waktu sesuai dengan yang telah ditetapkan
Rencana kerja ini akan dilakukan, biaya yang akan diperlukan dan laporan atau kewajiban lain yang harus diselesaikan harus semuanya mendapatkan persetujuan dari sponsor atau sudah didiskiusikan dengan sponsor. Untuk itu beberapa aktivitas yang sekiranya dikerjakan adalah sebagai berikut:
a. Tentukan macam aktivitas yang direncanakan berikut tujuan yang ingin dicapai, siapa yang harus dihubungi dan berapa biaya yang diperlukan untuk pekerjaan itu.
b. Tentukan macam laporan(termasuk draft outline) yang harus dibuat dan diserahkan kepada sponsor nantinya
c. Tentukan kegiatan lain-lain yang mendukung kegiatan utama, kegiatan seminar, rencana kunjungan, rencana studi banding dan sebagainya; dan
d. Tentukan rencana kerja yang operasional yang tersusun secara sistematis, sehingga mudah diikuti oleh semua anggota tim.

This entry was posted in education. Bookmark the permalink.

2 Responses to Langkah – langkah melaksanakan monitoring

  1. afrie says:

    trims ya berguna banget, ada nggak contoh pelaksanaannya;

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s